1.3.1: Formulaire de demande d'adhésion : Le formulaire de demande ou de renouvellement de licence doit être intégralement renseigné. En particulier pour les mineurs, il appartient à son représentant légal de signer le formulaire.

1.3.2: Règlementation médicale :

En cas de renouvellement, le licencié doit mettre à jour son espace licencié en ligne et en particulier son parcours santé sur le portail FFA.

En cas de nouvelle licence, se présenter au club pour remplir le formulaire d’inscription papier ou le remplir sur la plateforme en ligne proposée par le club. Le club enverra par l’intermédiaire de la FFA un lien qui vous permettra d’accéder à votre espace licencié. Une fois rempli, le club pourra valider votre licence.

Questionnaire santé : Si toutes les réponses sont « NON », aucun certificat médical n’est requis. Si une réponse est « OUI », fournir un certificat médical.

1.3.3: Mutation : La période de mutation est libre entre le 1er septembre et le 31 août de chaque saison. Une seule mutation pour la saison administrative est autorisée.

Article 2. Cotisations

2.1: Elles sont versées par les membres en début de saison au mois de septembre et en cours d’année aux moyens indiqués dans le formulaire de demande d’adhésion à l’association.

2.2: Tout renouvellement de licence réalisé après le 15 octobre sera majoré de 10€.

Article 3. Activités de l’association

3.1: L’Athlétisme sous toutes ses formes:

Courses

Sprint
Sprint Haies
½ Fond
Fond
Sur route
Cross-Country
Trail

Marche athlétique
Epreuves combinées

Saut

Longueur
Triple Saut
Hauteur
Perche

Lancer

Javelot
Disque
Poids
Marteau

3.2 Les activités Sport Santé Loisirs:

Running
Préparation Physique Générale (PPG)
Marche Nordique

3.3 Les entraîneurs du TOS Athlétisme s’engagent à assurer leurs séances avec sérieux, bienveillance et ponctualité, dans le respect des horaires communiqués aux adhérents.

Article 4. Ecole d’Athlétisme

4.1: L’école d’athlétisme est encadrée par des entraîneurs diplômés d’état en jeunesse et sports et/ou de la Fédération Française d’Athlétisme.

4.2: Les entraînements se déroulent sur le complexe sportif Henri Terré à Troyes (piste, halle, gradins). Il est demandé aux parents de prévoir une tenue adéquate pour la pratique sportive et anticipant toutes conditions météorologiques.

4.3: Les enfants de l’école d’athlétisme se doivent de respecter les règles suivantes :

Je dis « bonjour » et « au revoir » à chaque début et fin de séance,
Je suis attentif, j’écoute et applique les consignes qui me sont données,
Je réalise avec sérieux les situations de jeux ou exercices qui me sont proposés. Envers les autres enfants de l’école d’athlétisme :

Je ne me montre jamais agressif et n’échange pas de coups avec eux dans les vestiaires ou à l’extérieur,
Je ne leur dérobe jamais d’objets ou vêtements (même par jeu) dans leurs sacs de sport.

Je porte le maillot du club ainsi qu’une tenue appropriée (short, baskets ou pointes + épingles pour attacher le dossard) à chaque animation ou compétition à laquelle je participe,
J’ai une attitude irréprochable lors des différentes animation ou compétitions,
idem pour les licenciés des autres catégories

4.4: Des compétitions départementales ou régionales sont ouvertes en fonction de la catégorie d’âge. La participation à 2 cross, 2 animations en salle et 2 animations sur piste en extérieur, constitue un minimum souhaitable pour les Eveils athlétiques, les Poussin(e)s, les Benjamins et Minimes
Aucun entraînement ne sera programmé le jour d’une compétition departementale: De ce fait, les enfants des catégories Benjamin(e)s et Minimes participeront automatiquement après inscription aux compétitions organisées à Troyes (dans la halle et sur le stade P. Voillequin) ou sur un autre stade aubois.

4.5: Rôle des parents:

Respecter les horaires : Se présenter 5 minutes avant le début du créneau d’entraînement pour éviter tout retard. Les entraîneurs du TOS Athlétisme s’engagent à assurer leurs séances avec sérieux, bienveillance et ponctualité, dans le respect des horaires communiqués aux adhérents.
Informer les entraîneurs : Prévenir immédiatement en cas de changement de personne chargée de reprendre leur l’enfant.
Communiquer les absences : Signaler à l’avance toute absence prévue pour les prochaines séances.
Accompagner et soutenir : Encourager l’enfant à l’entraînement comme en compétition, en valorisant l’effort, le dépassement de soi et le respect des autres participants.

4.6: Toutes les informations relatives aux parents et aux jeunes athlètes sont référencées dans les documents remis à l'inscription :

Informations aux parents
Charte du Jeune Athlète

4.7: En cas de manquements graves et/ou répétés à ces comportements, le club pourra prendre toutes dispositions pour y remédier.

Article 5. Lutte contre le dopage

5.1: Des contrôles peuvent être effectués à tout moment. Sont concernés tous les athlètes quel que soit l’âge ou le niveau, pendant l’entraînement ou au cours d’une compétition.
Si vous êtes soigné par un produit figurant sur la liste des médicaments interdits pour le sport en compétition, votre médecin traitant doit vous délivrer un dossier A.U.T. (Autorisation d’Usage à des fins Thérapeutiques) déclarant sa prescription à votre égard. Il possède la liste complète des produits interdits.

Ce dossier devra être en votre possession en permanence pour présentation en cas de contrôle. Un athlète dopé peut être suspendu plusieurs années.

5.2: Le TOS Athlétisme avertira les parents des adhérents mineurs en cas de contrôles réalisés.

Engagements aux compétitions

Article 6. Engagements

Le TOS Athlétisme encourage la participation de ses Athlètes aux compétitions organisées par les différentes instances de la Fédération.

6.1: Sous réserve des dispositions ci-après, le club prend en charge les frais d’inscriptions (hors transport) à certaine compétitions Piste et salle dans l’Aube, aux courses sur route, cross et trails, Marche Nordique inscrites au calendrier de la Commission Running, qui ont lieu dans le Département de l’Aube, et qui sont portées (organisation ou support technique) par une structure FFA pour les athlètes ayant optés pour une licence compétition et loisir running. Les randonnées pédestres ne sont pas prises en charge par le TOS Athlétisme.

6.2: Les athlètes du TOS Athlétisme doivent s’inscrire préalablement et dans les délais requis sur la plateforme d’engagement course du TOS Athlétisme ou selon les modalités qui seront portées à leur connaissance.

Dès lors que le club aura mis en œuvre les modalités favorisant l’inscription préalable de ses athlètes (voir « ENGAGEMENTS AUX COMPETITIONS »). Les inscriptions « sur place », le cas échéant admises par l'organisateur, ne seront pas prises en charge par le TOS Athlétisme.

6.3: En cas de problématiques pour remplir les questionnaires d’engagements ou pour se désinscrire, les athlètes, entraîneurs, parents se référeront aux adresses suivantes :

Piste : piste@tos-athletisme.fr
Hors Stade : inscriptions.hs.tos@gmail.com

6.4: Le TOS Athlétisme, dès lors qu’il intervient techniquement ou financièrement dans les compétitions (transport, engagements, remboursements), demande à chaque adhérent de s’engager activement comme bénévole au profit du club. Cet engagement devra être réalisé sur au moins une action ou un événement organisé, soutenu ou reconnu par le TOS Athlétisme, référencé sur la plateforme bénévoles du TOS, selon les modalités définies par le conseil d’administration.
Le bénévolat pourra être réalisé directement par le licencié, par une personne de sa famille ou par toute autre personne le représentant.

Tout adhérent inscrit à l’un de ces événements mais absent sans préavis valable verra son engagement aux compétitions suivantes suspendu, le temps de régulariser sa situation.

Indemnités de déplacement ou autre

Article 7. Indemnités de déplacement ou autre

7.1: Les indemnités ne sont pas un dû systématique, elles doivent faire l’objet d’un accord préalable du Président ou à défaut du Trésorier. Elles doivent être présentées au maximum 30 jours après la date des frais avec des justificatifs (factures, tickets, etc). Passé ce délai, aucun remboursement ne sera possible.

7.2: Le TOS Athlétisme participe aux frais de déplacements, voire aux frais de repas et d’hébergement s’ils sont justifiés, dans le cadre de la participation de ses Athlètes aux championnats officiels en dehors du Département de l’Aube et dans la limite des championnats régionaux de la ligue Grand Est et des championnats de France.

Il en est ainsi des déplacements au bénéfice des athlètes qualifiés pour les championnats de France (stade, salle, marche nordique, hors-stade, cross-country).

7.3: Les remboursements sont effectués, avec l’accord préalable du Président, sur la base des barèmes adoptés par le conseil d’administration et communicables par les dirigeants du club sur simple demande.

7.4: S’agissant des championnats nationaux ou assimilés, hors championnats régionaux, pour lesquels la participation d’un athlète n’est pas conditionnée par la réalisation de minima fédéraux de qualification, notamment les championnats Nationaux Masters Piste, les championnats Nationaux de Marche Nordique, de Trail ou de Montagne, le TOS Athlétisme pourra participer aux frais de déplacement uniquement si l’athlète concerné justifie, au jour de l’inscription, d’un niveau minimum Interrégional 2 (IR2) ou à défaut de réaliser le minima de performance médaillable, défini par les barèmes FFA et indiqué dans le « classement club » du site de la Fédération.

Lorsque la compétition concernée prévoit officiellement un minima médaille, l’athlète devra également justifier d’une performance au moins équivalente à ce minima dans l’épreuve ou la discipline concernée.

Cette participation financière n’est pas automatique. Elle reste soumise à une demande préalable, à l’accord du Président, aux barèmes adoptés par le club, à la situation financière du club et aux possibilités d’optimisation du déplacement, notamment par le covoiturage ou le regroupement des participants.

7.5: Les déplacements doivent être le plus souvent coordonnés par les entraîneurs du club et leur organisation soumise à l’accord préalable du Président ou du Vice Président (en cas d’absence).

Au cas où le bureau du TOS Athlétisme, compte tenu du nombre d’athlètes et d’encadrants concernés, décide de mettre en œuvre un transport en commun (ex. bus) pour un déplacement particulier, aucune participation du club ne sera consentie au bénéfice des Athlètes qui décideraient de se déplacer par leurs propres moyens.

En l’absence de la mise en place d’un transport en bus, les déplacements devront se faire en co-voiturage sur la base de 3 personnes par véhicule participant à la compétition (athlètes, jury engagés), pour pouvoir prétendre à un remboursement selon les barèmes adoptés par le Conseil d’Administration du club.

Conseil d’Administration

Article 8. Conseil d’Administration

8.1: Il est composé d’administrateurs, de responsables de commissions et d’un bureau. La durée d’un mandat est de 3 ans. Son renouvellement est effectué au tiers sortant tous les ans.

8.2: Les membres du tiers sortant peuvent postuler un nouveau mandat de 3 ans. Les membres du conseil d’administration sont élus en Assemblée Générale au scrutin secret, ils doivent avoir au moins 18 ans le jour de l’élection.

8.3: Le conseil d’administration procède à l’élection du bureau en son sein, au scrutin secret et en réunion à huis clos.

8.4 Composition minimum du bureau :

un Président
un Secrétaire
un Trésorier

8.5: Réunion du conseil d’administration: À la fréquence de 3 mois maximum et sur convocation écrite avec un ordre du jour.

8.6: Le bureau se réunit autant que nécessaire pour la bonne marche de l’association et traite les affaires courantes, il rend compte au conseil d’administration.

8.7: La présence d’au moins la moitié plus un des membres du conseil d’administration est nécessaire pour valider les délibérations et décisions.

8.8: Le nombre d’administrateurs (bureau + responsables commissions + administrateurs) sera au maximum de 16 personnes.

8.9: En cas de deux absences successives et non excusées, aux réunions annuelles programmées du conseil d’administration, l’administrateur concerné sera averti pour rappeler d’excuser son absence.

8.10: Des invités peuvent être conviés aux réunions du CA sur demande auprès du secrétariat.

Comptes

Article 9. Comptes

9.1: Le trésorier du TOS Athlétisme rend compte à l’Assemblée Générale et remet son bilan financier au trésorier du Troyes Omni Sport. Cette procédure valide nos comptes.

Assemblée Générale

Article 10. Assemblée Générale

10.1: Elle se déroule une fois par an.

10.2: Tous les membres à jour de leur cotisation peuvent assister à l’Assemblée Générale. Seuls les membres âgés de 16 ans au plus tard le jour de l’assemblée peuvent voter.

10.3: Une convocation à l’Assemblée Générale avec l’ordre du jour et l’appel à candidature doit être envoyé aux membres au moins 2 semaines avant la date retenue.

10.4: C’est en Assemblée Générale que les membres du conseil d’administration sont élus.

10.5: Les votes sont exprimés au scrutin secret à la majorité absolue (la moitié des suffrages + 1 voix).

10.6: Si la majorité absolue n’est pas obtenue au premier tour, les votes seront exprimés au deuxième tour par scrutin secret à la majorité relative (est élu celui qui obtient le plus grand nombre de voix).

10.7: Le vote par procuration est autorisé, le vote par correspondance est interdit.

10.8: Les rapports annuels sont présentés en Assemblée Générale: rapport moral, rapport d’activités, rapport financier et son bilan, réponses aux questions diverses (déposées une semaine avant l’AG).

Sanctions et litiges

Article 11. Sanctions et litiges

11.1: Des sanctions pourront être prononcées à l’égard d’un membre dont le comportement est indigne à l’éthique et à l’honneur de l’association (propos inadapté, enfreinte aux règles de sécurité comportement dangereux,...). Ces sanctions pourront être temporaires ou définitives. Le bureau de l’association devra recevoir l’intéressé pour l’écouter et lui préciser la nature des sanctions.

11.2: Dans le cas d’une suspicion de dopage, l’association devra faire appel à la structure Fédérale (FFA) pour traiter ce problème de dopage.

Matériel

Article 12. Matériel

12.1: Le matériel technique et sportif nécessaire à la pratique de l’athlétisme, fera l’objet d’un inventaire et sera géré par un responsable qui rendra compte au bureau de l’association.

12.2 : Le matériel est stocké dans les locaux dédiés à ce sujet dans le vestiaire n°1 de la halle. Les engins de lancers ainsi que les perches sont exclusivement stockés dans le local situé sous la tribune (accès extérieur porte bleue). A chaque fois que du matériel est prélevé et/ou remis dans ces locaux, ces derniers sont obligatoirement fermés à clef.

12.3: Il est interdit à tout adhérent d’emporter le matériel du club.

Locaux

Article 13. Locaux

13.1: Les membres de l’association devront respecter les installations et locaux mis à leur disposition en termes de rangement, soin et propreté. Toutes les dégradations de ce patrimoine seront sévèrement sanctionnées.

13.2 : Accès aux locaux et salle de musculation
L’accès aux locaux (halle, vestiaires, salle de musculation) est autorisé à tous les adhérents lors des créneaux d'entraînements avec une paire de chaussures propres prévues à cet effet.

Pour des raisons de sécurité, l’utilisation de la salle de musculation doit se faire accompagné d’un entraîneur afin d’éviter tout risque.
Aucun adhérent ne doit se mettre en danger ou pratiquer seul des exercices présentant un risque (squat, presse inclinée, développé couché,...).
Le respect des lieux, du matériel ainsi que le déchargement des appareils sont obligatoires.
En cas de manquement à ces règles, un rappel pourra être fait et des sanctions appliquées si nécessaire.

Représentation du club

Article 14. Représentation du club

14.1 : Les adhérents du TOS Athlétisme sont invités à représenter le club lors des compétitions et manifestations sportives en portant une tenue aux couleurs du club (maillot, t-shirt, veste ou tout autre vêtement identifié TOS).
Le port du maillot officiel du club est obligatoire pour les compétitions officielles de type Championnat, Critérium, Interclubs ou Coupe relevant de la Fédération Française d’Athlétisme (FFA), conformément à l’article 4.5 du règlement général de la FFA.

14.2 : Le TOS Athlétisme propose au travers de sa boutique des maillots et tenues aux couleurs du club. Le choix de la tenue reste libre, notamment pour les disciplines dont le débardeur n’est pas adapté (course sur route, trail, marche nordique, etc.).
Les adhérents peuvent se procurer le maillot du club au tarif préférentiel fixé par le club auprès du bureau lors des permanences.
Aucune fourniture automatique n’est incluse dans l’adhésion (Sauf pour une 1ère adhésion en licence Découverte, Éveil athlétique, Poussin, Compétition ).

14.3 : Le club encourage vivement ses membres à porter les couleurs du TOS lors des compétitions et sur les podiums afin de renforcer la visibilité et l’esprit collectif, tout en respectant le confort, la spécificité de la discipline et le choix individuel de chaque athlète.

Modifications et compléments du règlement intérieur

Article 15. Modifications et compléments du règlement intérieur

15.1: Le présent règlement a été rédigé par le conseil d’administration et pourra être modifié par décision du même conseil d’administration, il est daté, approuvé et signé par le Président, le Secrétaire et le Trésorier. Un exemplaire sera adressé au Président du Troyes Omni Sport (T.O.S.).

Règlement Général sur la Protection des Données

Article 16. Protection des données personnelles (RGPD)

16.1 : Le TOS Athlétisme collecte et traite les données personnelles de ses membres (nom, prénom, coordonnées, informations médicales, etc.) uniquement dans le cadre de la gestion administrative, de l’organisation des entraînements, des compétitions et de la communication interne. Ces données sont nécessaires pour :

La gestion des licences et des adhésions.
L’organisation des entraînements et des compétitions.
La communication d’informations liées à la vie du club (convocations, résultats, événements, etc.).

16.2 : Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), chaque membre dispose des droits suivants :

Droit d’accès : Demander une copie des données personnelles détenues par le club.
Droit de rectification : Corriger ou mettre à jour ses informations.
Droit à l’oubli : Demander la suppression de ses données (sous réserve des obligations légales de conservation).
Droit d’opposition : S’opposer à l’utilisation de ses données pour des finalités spécifiques (ex. : communication marketing).
Droit à la portabilité : Récupérer ses données dans un format structuré et couramment utilisé.

Pour exercer ces droits, les membres peuvent adresser une demande écrite au secrétariat du club (contact.tos.athle@gmail.com)

16.3 : Conservation et sécurité des données

Les données sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et dans le respect des obligations légales (ex. : 5 ans pour les documents administratifs liés aux licences).
Le club met en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et la confidentialité des données (ex. : accès restreint aux fichiers, sauvegardes sécurisées).

16.4 : Les données personnelles ne sont transmises à des tiers qu’en cas d’obligation légale (ex. : Fédération Française d’Athlétisme) ou avec l’accord explicite du membre. Aucune donnée n’est vendue ou utilisée à des fins commerciales.

16.5 : Cet article peut être mis à jour en fonction de l’évolution de la réglementation. Les membres en seront informés par email ou affichage dans les locaux du club.